Anskaffelse og implementering af IT til Facilities Management (CAFM) skaber et forspring for Helsingør Kommune
Situation:
Helsingør Kommune ønskede at anskaffe et fælles IT-værktøj for at kunne håndterer ca. 360.000 ejede m2 og ca. 80.000 lejede m2 fordelt på godt 180 ejendomme.
Kommunen havde to mindre ejendomsregistre, der ikke var bruger-venlige. Det var heller ikke muligt at udtrække data, som grundlag for fx investeringsbeslutninger. Endvidere lå mange informationer hos den enkelte medarbejder, så man var sårbar ved sygdom og ifm. fratrædelser.
Derfor ønskede man et IT-værktøj, der dels kunne samle data og dels kunne anvendes som platform for kommunikation med alle interessenter.
Indsats:
|
| • |
Indledende workshop med alle medarbejderen i teknisk afdeling for kortlæggelse af alle processer. Både for at blive enige om fælles metoder og som grundlag for udarbejdelse af kravsspecifikationer
|
| • |
Udarbejdelse og gennemførelse af EU-udbud efter en præ-kvalifikationen hvor 5 CAFM-leverandører afgav bud på et FM-system til håndtering af:
- Drift og vedligehold af de kommunale ejendomme
- Pasning af og service i ejendommene
- Gennemførelse af ombygning, renovering og nybyggeri
- Porteføljestyring af ejendommene
|
| • |
Gennemførelse af et pilot-projekt, en 'forlovelses' periode, hvor IT værktøjet blev testet på en mindre del af porteføljen og alle succeskriteter fra kravsspecifikationerne blev kontrolleret ved brug af konkrete data fra igangværende opgaver
|
| • |
Facilitering af implementering af tegninger og data for hele porteføljen, samt anvendelse hos mere end 100 medarbejdere
|
| • |
Afholdelse af leder workshop for at tilsikre digital adfærd med anvendelse af IT-værktøjet som en del af hverdagen
|
Resultat:
|
| • |
Fælles viden og platform, hvor brugerne selv kan trække tegninger, stamdata mv., hvilket har frigjort betydelige ressourcer i teknisk afdeling
|
| • |
Adgang til data via PC, tablets og mobil, så man kan få data når man har brug for dem, hvor end man er
|
| • |
Besparelse i både tid og ressourcer ved at indmelde og behandle reparationsopgaver i ét system
|
| • |
Enkel ajourføring af data f.eks. også via upload af fotos fra mobiltelefon ved konstatering af fejl
|
| • |
Tjeklister for lokal gennemgang af bygningerne 2 gange om året således evt. skader tages i opløbet
|
| • |
Anvendelse af årshjul for at sikre at budgetter indeholder de rigitge og nødvendige data og beløb så budgetter kan afleveres i rette tid
|
| • |
Ressource besparelser på fremfinding og verifikation af data hver gang man skal starte på et nyt projekt og dermed også sikkerhed for beslutningsgrundlag
|
| • |
Teknisk afdeling kan nu arbejde strategisk med data og være foran med planlægning og tiltag
|
| |
|
Link til Helsingør Kommune
|
